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  3. 受注後の運用ガイド
  4. 受注後にすべきこと ー基本の流れ編(受注管理ソフト利用)
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受注後にすべきこと ー基本の流れ編(受注管理ソフト利用)

このマニュアルは、通常受注(予約や定期・頒布会販売ではない受注)を、受注管理ソフトを利用しておこなう場合の処理方法を解説しています。
基本的な流れを解説していますので、お使いの受注管理ソフトの仕様や発送処理手順など、店舗様の運用にあわせて適宜参考にしてください。

受注管理ソフトを利用していない場合は、受注後にすべきこと ー基本の流れ編(受注管理ソフト未利用)をご覧ください。
予約商品の場合は、一部流れが異なります。予約受注後にすべきこと(コマースクリエイター)をご覧ください。

[基本の処理]futureshopの受注管理について

futureshop管理画面では、受注処理をステータスにより管理します。

通常受注のステータスは、全て「通常処理」から開始します。
一連の処理を行い、商品発送や入金が全て完了した時点で「処理済み」へ変更し、受注処理の完了となります。

futureshopでは、決済方法により処理手順が異なります。
[目次]受注処理の手順についてより決済方法を選択し、手順のリンクを押下してご確認ください。

[目次]受注処理の手順について

受注処理のイメージ図

<共通>

  1. [A]処理する注文を確認する
  2. [B]受注管理ソフトに受注を取り込む
  3. [G]ステータスを処理済みにする
  1. [a:受注管理ソフト]サンクスメールを送る

<入金関連>

  1. [C]入金をまつ
  2. [F]入金処理を行う
  3. [H]各決済サービス管理画面での入金処理
  1. [b:受注管理ソフト]入金確認メールを送る

<発送関連>

  1. [D]送り状番号を登録する
  2. [E]発送処理を行う
  1. [c:受注管理ソフト]商品を発送する
  2. [d:受注管理ソフト]発送通知メールを送る

[クレジットカード・Amazon Payなど]に含まれる決済について

以下の決済を含みます。
クレジットカード・Amazon Pay・楽天ペイ(オンライン決済)・PayPay・d払い・キャリア決済

各決済サービス管理システムと自動連携を利用しているか/利用していないかにより注意事項が異なります。
店舗の設定状況を必ずご確認ください。

上図の[F]※1は自動連駅利用の場合に必須、[H]※2は自動連携未利用の場合に必須の手順となります。

その他必要な設定や処理

futureshop管理画面での操作

処理する注文を確認する

検索条件を指定します。

新しい通常商品の受注(予約や定期・頒布会販売ではない受注)を検索します。
futureshop管理画面でステータス管理をどこまで行っているか、処理する決済種別などにより、適宜検索条件を設定してください。

  • ステータス:「通常処理」を選択します。
  • 受注種別:「通常受注」を選択します。
  • 日付:日付指定する場合は入力します。
  • 決済種別:処理する決済方法を絞込みたい場合に選択します。
  • 入金状況:「未入金」を選択します。
    ※futureshop管理画面でもステータスを管理している場合
    ※代金引換の場合は「すべて」を選択してください。(入金ステータスをシステム上管理していないため)
  • 発送状況:「未発送」を選択します。
    ※futureshop管理画面でもステータスを管理している場合

検索結果

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

受注管理ソフトに受注を取り込む

受注データの取り込みには[CSV取り込み][メール取り込み][API連携]が利用できます。
ご利用の受注管理ソフトの仕様に従い選択してください。

[CSV取り込み]の場合

操作画面:運用>受注管理>受注一覧・管理(全件)タブの[検索結果をダウンロード]ボタン

受注データをCSVダウンロードします。形式を選択してください。

  • 頑張れ♪店長! 形式(詳細
  • マイティ通信販売 形式(詳細
  • futureshop 形式(詳細

[メール取り込み]の場合

取り込みたい項目を置換文字置換文字を利用して設定します。
この機能を利用することで、受注メールを取り込むタイプの受注管理ソフトに応用可能です。
取込用メールフォーマットサンプルについては以下の『虎の巻』をご参照ください。


[API連携]の場合

以下の仕様書にて内容を確認後、ご利用のお申込みをしてください。


決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

入金をまつ

お客様(消費者)のお振込みを待ちます。
入金が確認できたら次の手順へ進みます。

<コンビニ支払い(SBPS)の場合>

入金があると、運用>受注管理>受注一覧>(該当受注の)受注詳細「入金状況」が「入金済」に変わります。
※受注管理ソフトよりメールを送信する場合は、設定>メール>メール設定一覧>ご入金確認メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>ご入金確認メール設定「利用設定」をOFFにしてください。
ONにすると、お客様(消費者)と管理者(店舗)双方に設定>メール>メール設定一覧>ご入金確認メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>ご入金確認メール設定 が自動的に送信されてしまいます。

<コンビニ支払い(F-REGI)の場合>

入金があると、運用>受注管理>受注一覧>(該当受注の)受注詳細「入金状況」が「入金済」に変わります。
お客様(消費者)と管理者(店舗)双方にF-REGIからメールが送信されます。

<店頭払いの場合>

店頭にて、お客様(消費者)がお支払いを完了されたことを確認してください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

送り状番号を登録する(必要な場合のみ)

CSVで一括登録する場合

操作画面:運用>受注管理>出荷データ一括登録

出荷済みデータCSVをFutrueShop2へ取り込むことにより、「送り状番号」「配達予定日」の登録ができます。

対象出荷サービス
ヤマト運輸(B2)、佐川急便(e飛伝Ⅱ)、日本郵便(ゆうパックプリントR)
※ゆうメールには未対応です。

  1. 「B2」「e飛伝Ⅱ」「ゆうパックプリントR」からファイルの種類を選択
  2. [参照]ボタンより、「B2」「e飛伝Ⅱ」「ゆうパックプリントR」のいずれかから出力された出荷データCSVを選択
  3. 更新対象の受注データの発送ステータスを「発送済み」に更新するのチェックを選択
  4. [アップロード]ボタンを押下

「更新対象の受注データの発送ステータスを「発送済み」に更新する」チェックについて

<チェックした場合の自動処理>

  • 発送ステータスの更新
    「出荷CSVデータアップロード」に含まれる受注データの発送ステータスを一括で「発送済み」にします。
  • 発送日の登録
    「e飛伝Ⅱ:出荷日時」/「B2:出荷予定日」に入力した項目が発送日として登録されます。
    ※日付が登録時点より「未来」であっても発送済みステータスになります。
  • ポイントの有効化
    設定>ポイント>ポイント基本設定ポイント有効処理設定-「発送時ポイント有効処理設定」運用>ポイント管理>ポイント基本設定-発送ステータス連動 にて、発送ステータス更新時にポイントを有効にする設定をされている場合は、自動的にポイントが有効となります。

<チェックした場合の注意事項>

  • 発送通知メールは送信されません
    また、[E]発送処理を行うにて、一括処理で発送通知メールを送信すると、メール送信日で発送日が上書きされてしまうのでご注意ください。
  • [E]発送処理を行うにて、一括処理で「処理済み」ステータスへ変更すると、ステータス変更日で発送日が上書きされてしまうのでご注意ください。

受注ごとに登録する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未発送)タブに表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

「お届け先情報」の各「お届け先」欄内の[お届け先・送り状番号編集]ボタンを押下します。
「お届け先情報編集」画面へ遷移します。

「送付情報編集」の「送り状番号」に送り状番号を登録し、[登録する]ボタンを押下してください。


登録後の画面(受注詳細

「受注詳細」画面の「各お届け先」欄に、登録した送り状番号が表示されます。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

発送処理を行う(必要な場合のみ)

[D]送り状番号を登録するにて「CSVで一括登録する場合」を行った場合は、不要です。すでに「発送済み」となっています。
※ポイント管理をfutureshop管理画面でおこなっており、発送時にポイントを有効にする設定をしている場合は処理を行ってください。

一括処理する場合

操作画面:運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未発送)タブ

[D]送り状番号を登録するにて送り状番号を登録した場合には、「さらに絞込み」を活用すると便利です。

チェックした受注に一括処理が行えます。
[注文を発送済みにする]ボタンを押下します。

<発送通知メールを同時におくる場合 ※受注管理ソフトで送信する場合は不要

発送処理と同時にメール送信ができます。 「発送通知メール(自動送信)を送信する 」にチェックして[注文を発送済みにする]ボタンを押下します。
設定>メール>メール設定一覧>発送通知メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>発送通知メール設定 で設定したメールを送信できます。

一括送信は発送処理と同時にしか行えません。発送処理後に一括送信を行うと、発送日時が変更されますのでご注意ください。
※メールを個別に変更して送信したい場合は、各「受注詳細」画面より手動送信で送信します。

<発送処理と同時に「ステータスを「処理済み」にする」場合>

「ステータスを「処理済み」にする」にチェックして[注文を発送済みにする]ボタンを押下します。
入金処理、発送通知メールの送信など、他の処理がすべて完了している受注にチェックしてください。

ステータスの一括変更は、発送処理と同時にしか行えません。発送処理後に一括変更を行うと、発送日時が変更されますのでご注意ください。

クレジットカード・Amazon Pay・楽天ペイ(オンライン決済)・PayPay・d払い・キャリア決済の場合の注意事項

発送処理後に入金処理を行う上記の決済の場合、発送処理時に「ステータスを「処理済み」にする」を行うと、[F]入金処理を行うにて検索結果に表示されなくなり、処理漏れの原因となります。
「ステータスを「処理済み」にする」を行わない運用にするか、もしくは行う際には、忘れずに受注詳細で一件ずつ入金処理を行ってください。

受注ごとに処理する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未発送)タブに表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

  1. 「お届け先情報」にて、発送する「お届け先」にチェックします。
    お届け先が一ヶ所の場合でもチェックします。
  2. 発送処理日を入力の上、[一括更新]を押下します。

処理後の画面

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

入金処理を行う

受注金額の変更、決済方法の変更、ポイントやクーポンの変更、送料の変更などは発生していませんか?

決済方法によっては、入金処理後の各種変更が制限される場合がありますので、事前にご確認ください。

一括処理する場合

操作画面:運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未入金)タブ

クレジットカード・Amazon Payなどの決済で、[E]発送処理を行っている場合は、「さらに絞込み」を活用すると便利です。

チェックした受注に一括処理が行えます。
[注文を入金済みにする]ボタンを押下します。
※入金処理を行えない決済(コンビニ支払)は、チェックボックスが表示されません。
※「AI不正検知」欄に「照会推奨」の表示がある場合は、AI不正検知 for futureshopについて(SBPS利用店舗のみ)をご覧ください。

自動連携を行っている決済の場合は、各受注の請求処理が自動的に行われますので、必ず処理してください。
※自動連携機能をご利用でない場合は、各決済システムの管理画面より別途請求処理が必要です。

<入金確認メールを同時におくる場合 ※受注管理ソフトで送信する場合は不要

入金処理と同時にメール送信ができます。
「入金確認メール(自動送信)を送信する」にチェックして[注文を入金済みにする]ボタンを押下します。
設定>メール>メール設定一覧>ご入金確認メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>ご入金確認メール設定 で設定したメールを送信できます。

一括送信は入金処理と同時にしか行えません。入金処理後に一括送信を行うと、入金日時が変更されますのでご注意ください。
※「メールを個別に変更して送信したい」「入金処理とは別途のタイミングで送信したい」場合は、各「受注詳細」画面より手動送信で送信します。
入金確認メールを送信できない決済は、チェックしても送信されません。

受注ごとに処理する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未入金)タブに表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

「入金状況」にて入金日を入力の上、[更新する]ボタンを押下します。


処理後の画面

処理が完了すると、上段に入金日が表示されます。

クレジットカード・Amazon Payなど(自動連携利用)の場合の補足事項

自動連携をしている場合、各決済システム(F-REGI・SBPS・Amazonなど)のステータスが連携表示されます。
オーソリが取れているか、請求処理が成功しているか、などが確認できます。

<ステータス表示について>

それぞれ以下のリンクにてご確認ください。
クレジットカード(F-REGI/SBPS)・Amazon PayPayPay
※楽天ペイ(オンライン決済)・d払い・キャリア決済は表示されません。

<手順に関する補足>

  1. 入金処理前にステータスを確認します。
    入金処理が行えるのは、ステータスが「承認済」/「与信済」の場合のみです。
  2. 入金処理を行うと、「ステータス」の表示が切替ります。処理が成功しているかをご確認ください。

<その他注意事項>

PayPayの入金処理後は、該当受注の一部の処理が行えなくなります(受注ロックについて)。
一括処理を行う際には、十分ご注意ください。(一括入金処理の注意点

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

ステータスを処理済みにする(任意)

一括処理する場合

処理すべき受注を検索します。
futureshop管理画面でステータス管理をどこまで行っているか、処理する決済種別などにより、適宜検索条件を設定してください。

チェックした受注を一括で「ステータス:処理済み」に変更できます。
[注文を処理済みにする]ボタンを押下します。

ステータスが変更されると、運用>受注管理>受注一覧(処理済み)に該当受注が表示されます。

受注ごとに処理する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理に表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

「ステータス」の選択肢から「処理済みにする」を選択し、[更新]ボタンを押下します。


処理後の画面

「ステータス」が処理済みとなります。
以上で受注処理完了です。

各決済サービス管理画面での入金処理

各決済システム上(F-REGI管理画面・SBPS管理画面・Amazonセラーセントラル・RCMSなど)にて、入金処理(売上処理)を行ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

受注管理ソフトでの操作

[受注管理ソフト]サンクスメールを送る

お使いの受注管理ソフトの仕様に従ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

入金確認メールを送る

お使いの受注管理ソフトの仕様に従ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

商品を発送する

お使いの受注管理ソフトの仕様に従い、発送してください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

発送通知メールを送る

お使いの受注管理ソフトの仕様に従ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

ポイントの有効処理をする

付与ポイントをどのタイミングで有効(利用可能)にするかについては、設定>ポイント>ポイント基本設定運用>ポイント管理>ポイント基本設定 の以下の項目にて設定します。

ポイント有効処理設定にて「管理者が、管理画面から有効」以外を選択している場合は、設定に従い自動的に有効化されます。
「管理者が、管理画面から有効」を選択している場合は、管理画面から手動で有効化を行ってください。

ポイント有効処理にて「手動有効」以外を選択している場合は、設定に従い自動的に有効化されます。
「手動有効」を選択している場合は、管理画面から手動で有効化を行ってください。

設定の適用には優先順位があります。
「ポイント有効処理設定との優先順位」をご覧ください。

管理画面から手動で有効化をする場合の手順

[方法1]操作画面:運用>ポイント管理>有効化処理

該当受注にチェックを入れ、[一括有効]を押下します。

「ポイントステータス-有効」にて再検索し、該当受注が表示されていれば完了です。
「ポイント処理」欄に「有効取消」が表示されます。
※「ポイントステータス-有効待ち」一覧にて有効化処理を行うと、処理完了後、該当受注は「有効化待ち」一覧から消えます。


処理後の画面:ポイントステータス「有効」の一覧

[方法2]操作画面:運用>ポイント管理>有効化処理

「ポイント処理」欄のを押下します。

「ポイントステータス-有効」にて再検索し、該当受注が表示されていれば完了です。
「ポイント処理」欄に「有効取消」が表示されます。
※「ポイントステータス-有効待ち」一覧にて有効化処理を行うと、処理完了後、該当受注は「有効化待ち」一覧から消えます。


処理後の画面:ポイントステータス「有効」の一覧

「付与ポイント」欄の「ポイントステータスの変更」にて「有効にする」を選択し[更新]ボタンを押下します。


選択肢に「有効取消」が表示されていれば、有効化完了です。

処理後の選択肢