1. オンラインマニュアル
  2. はじめかたと受注後の運用ガイド
  3. 受注後の運用ガイド
  4. 受注後にすべきこと ー基本の流れ編(受注管理ソフト利用)
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受注後にすべきこと ー基本の流れ編(受注管理ソフト利用)

このマニュアルは、通常受注(予約や定期・頒布会販売ではない受注)を、受注管理ソフトを利用しておこなう場合の処理方法を解説しています。
基本的な流れを解説していますので、お使いの受注管理ソフトの仕様や発送処理手順など、店舗様の運用にあわせて適宜参考にしてください。

<受注管理ソフトを利用していない場合>

受注後にすべきこと ー基本の流れ編(受注管理ソフト未利用)をご覧ください。

<予約商品の場合>

一部流れが異なります。まず、予約受注後にすべきこと(コマースクリエイター)をご覧ください。

<「お届け先」が「店舗受取」の場合>

店舗受取オプションご利用で、お客様(消費者)がご注文時に「店舗受け取り」を選択した場合を指します。
※コマースクリエイター利用(運用中)店舗のみ利用可オプションです。

一部流れが異なります。店舗受取受注後にすべきこと(受注管理ソフト利用)をご覧ください。

<「NP後払い(即時与信)」の場合>

お使いの受注管理ソフトで「futureshopでのNP後払い(即時与信)」がご利用可能か株式会社ネットプロテクションズまでお尋ねください
ご利用可能の場合は、受注管理ソフトの仕様に従ってください。

[基本の処理]futureshopの受注管理について

futureshop管理画面では、受注処理をステータスにより管理します。

通常受注のステータスは、全て「通常処理」から開始します。
一連の処理を行い、商品発送や入金が全て完了した時点で「処理済み」へ変更し、受注処理の完了となります。

futureshopでは、決済方法により処理手順が異なります。
[目次]受注処理の手順についてより決済方法を選択し、手順のリンクを押下してご確認ください。

[目次]受注処理の手順について

受注処理のイメージ図

<共通>

  1. [A]処理する注文を確認する
  2. [B]受注管理ソフトに受注を取り込む
  3. [G]ステータスを処理済みにする
  1. [a:受注管理ソフト]サンクスメールを送る

<入金関連>

  1. [C]入金をまつ
  2. [F]入金処理を行う
  3. [H]各決済サービス管理画面での入金処理
  1. [b:受注管理ソフト]入金確認メールを送る

<発送関連>

  1. [D]送り状番号を登録する
  2. [E]発送処理を行う
  1. [c:受注管理ソフト]商品を発送する
  2. [d:受注管理ソフト]発送通知メールを送る

[クレジットカード・Amazon Payなど]に含まれる決済について

以下の決済を含みます。
クレジットカード・Amazon Pay・楽天ペイ(オンライン決済)・PayPay・d払い・キャリア決済

各決済サービス管理システムと自動連携を利用しているか/利用していないかにより注意事項が異なります。
店舗の設定状況を必ずご確認ください。

上図の[F]※1は自動連携利用の場合に必須、[H]※2は自動連携未利用の場合に必須の手順となります。

その他必要な設定や処理

futureshop管理画面での操作

処理する注文を確認する

検索条件を指定します。

新しい通常商品の受注(予約や定期・頒布会販売ではない受注)を検索します。
futureshop管理画面でステータス管理をどこまで行っているか、処理する決済種別などにより、適宜検索条件を設定してください。

  • ステータス:「通常処理」を選択します。
  • 受注種別:「通常受注」を選択します。
  • 日付:日付指定する場合は入力します。
  • 決済種別:処理する決済方法を絞込みたい場合に選択します。
  • 入金状況:「未入金」を選択します。
    ※futureshop管理画面でもステータスを管理している場合
    ※代金引換の場合は「すべて」を選択してください。(入金ステータスをシステム上管理していないため)
  • 発送状況:「未発送」を選択します。
    ※futureshop管理画面でもステータスを管理している場合

検索結果

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

受注管理ソフトに受注を取り込む

受注データの取り込みには[CSV取り込み][メール取り込み][API連携]が利用できます。
ご利用の受注管理ソフトの仕様に従い選択してください。

[CSV取り込み]の場合

操作画面:運用>受注管理>受注一覧・管理(全件)タブの[検索結果をダウンロード]ボタン

受注データをCSVダウンロードします。形式を選択してください。

[メール取り込み]の場合

取り込みたい項目を置換文字置換文字を利用して設定します。
この機能を利用することで、受注メールを取り込むタイプの受注管理ソフトに応用可能です。

[API連携]の場合

以下の仕様書にて内容を確認後、ご利用のお申込みをしてください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

入金をまつ

お客様(消費者)のお振込みを待ちます。
入金が確認できたら次の手順へ進みます。

<コンビニ支払い(SBPS)の場合>

入金があると、運用>受注管理>受注一覧>(該当受注の)受注詳細「入金状況」が「入金済」に変わります。

受注管理ソフトよりメールを送信する場合は、設定>メール>メール設定一覧>ご入金確認メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>ご入金確認メール設定「利用設定」をOFFにしてください。 ONにすると、入金確認時にご入金確認メールご入金確認メール が自動的に送信されます。

<コンビニ支払い(F-REGI)の場合>

入金があると、運用>受注管理>受注一覧>(該当受注の)受注詳細「入金状況」が「入金済」に変わります。
お客様(消費者)と管理者(店舗)双方にF-REGIからメールが送信されます。

<店頭払いの場合>

店頭にて、お客様(消費者)がお支払いを完了されたことを確認してください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

送り状番号を登録する(必要な場合のみ)

店舗受取オプションご利用で、お客様(消費者)がご注文時に「店舗受け取り」を選択した場合は、「送り状番号」を登録することができません。(参照:店舗受取受注後にすべきこと(受注管理ソフト利用)

CSVで一括登録する場合

操作画面:運用>受注管理>出荷データ一括登録

出荷済みデータCSVをFutrueShop2へ取り込むことにより、「送り状番号」「配達予定日」の登録ができます。

対象出荷サービス
ヤマト運輸(B2)、佐川急便(e飛伝Ⅱ)、日本郵便(ゆうパックプリントR)
※ゆうメールには未対応です。

  1. 「B2」「e飛伝Ⅱ」「ゆうパックプリントR」からファイルの種類を選択
  2. [参照]ボタンより、「B2」「e飛伝Ⅱ」「ゆうパックプリントR」のいずれかから出力された出荷データCSVを選択
  3. 更新対象の受注データの発送ステータスを「発送済み」に更新するのチェックを選択
  4. [アップロード]ボタンを押下

「更新対象の受注データの発送ステータスを「発送済み」に更新する」チェックについて

futureshop管理画面から発送通知メールを一括で送信したい場合、チェックはOFFにしてください。チェックすると一括送信が行えなくなります。

<チェックした場合の自動処理>

<チェックした場合の注意事項>

  • 発送通知メールは送信されません
  • [H]発送処理を行うにて、発送通知メールを一括送信することができません。個別に送信してください。
  • [H]発送処理を行うにて、一括処理で「処理済み」ステータスへ変更することができません。個別に変更してください。

受注ごとに登録する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未発送)タブに表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

「お届け先情報」の各「お届け先」欄内の[お届け先・送り状番号編集]ボタンを押下します。
「お届け先情報編集」画面へ遷移します。

「送付情報編集」の「送り状番号」に送り状番号を登録し、[登録する]ボタンを押下してください。


登録後の画面(受注詳細

「受注詳細」画面の「各お届け先」欄に、登録した送り状番号が表示されます。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

発送処理を行う(必要な場合のみ)

[D]送り状番号を登録するにて「CSVで一括登録する場合」を行った場合は、不要です。すでに「発送済み」となっています。

ポイント管理をfutureshop管理画面でおこなっており、ポイント有効処理設定-発送済み時に有効を選択している場合は処理を行ってください。

一括処理する場合

操作画面:運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未発送)タブ

[D]送り状番号を登録するにて送り状番号を登録した場合には、「さらに絞込み」を活用すると便利です。

チェックした受注に一括処理が行えます。
[注文を発送済みにする(通常配送・店舗受取)]ボタンを押下します。

「店舗受取」とは、コマースクリエイター利用(運用中)の店舗様のみ利用可オプションです。(店舗受取オプション

<発送通知メールを同時におくる場合 ※受注管理ソフトで送信する場合は不要

発送処理と同時にメール送信ができます。 「発送通知メール/受取通知メール(自動送信)を送信する」 にチェックして[注文を発送済みにする(通常配送・店舗受取)]ボタンを押下します。
設定>メール>メール設定一覧>発送通知メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>発送通知メール設定 で設定したメールを送信できます。

一括送信は発送処理と同時にしか行えません

メールを個別に変更して送信したい場合は、各「受注詳細」画面より手動送信で送信します。

店舗受取オプションご利用で、お客様(消費者)がご注文時に「店舗受け取り」を選択した場合は、「受取通知メール」が送信されます。(参照:店舗受取受注後にすべきこと(受注管理ソフト利用)

<発送処理と同時に「ステータスを「処理済み」にする」場合>

「ステータスを「処理済み」にする」にチェックして[注文を発送済みにする(通常配送・店舗受取)]ボタンを押下します。
入金処理、発送通知メールの送信など、他の処理がすべて完了している受注にチェックしてください。

ステータスの一括変更は、発送処理と同時にしか行えません

クレジットカード・Amazon Pay・楽天ペイ(オンライン決済)・PayPay・d払い・キャリア決済の場合の注意事項

発送処理後に入金処理を行う上記の決済の場合、発送処理時に「ステータスを「処理済み」にする」を行うと、[F]入金処理を行うにて検索結果に表示されなくなり、処理漏れの原因となります。
「ステータスを「処理済み」にする」を行わない運用にするか、もしくは行う際には、忘れずに受注詳細で一件ずつ入金処理を行ってください。

「さらに絞り込み」の「配送サービス」にて「宅配便/メール便」など各種サービスで絞り込んだ場合

発送処理ボタンと、「通知メール」の表示が以下のようになります。操作としては、絞り込みを行わない場合と同様です。

受注ごとに処理する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未発送)タブに表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

  1. 「お届け先情報」にて、発送する「お届け先」にチェックします。
    お届け先が一ヶ所の場合でもチェックします。
  2. 商品発送日を入力の上、[一括更新]を押下します。

処理後の画面

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

入金処理を行う(必要な場合のみ)

自動連携を行っている決済の場合は、各受注の請求処理が自動的に行われますので、必ず処理してください。
※自動連携機能をご利用でない場合は、各決済システムの管理画面より別途請求処理が必要です。

受注金額の変更、決済方法の変更、ポイントやクーポンの変更、送料の変更などは発生していませんか?

決済方法によっては、入金処理後の各種変更が制限される場合がありますので、事前にご確認ください。

一括処理する場合

操作画面:運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未入金)タブ

クレジットカード・Amazon Payなどの決済で、[E]発送処理を行っている場合は、「さらに絞込み」を活用すると便利です。

チェックした受注に一括処理が行えます。
[注文を入金済みにする]ボタンを押下します。

入金処理を行えない決済(コンビニ支払)は、チェックボックスが表示されません。

「AI不正検知」欄に「照会推奨」の表示がある場合は、AI不正検知 for futureshopについて(SBPS利用店舗のみ)をご覧ください。

<入金確認メールを同時におくる場合 ※受注管理ソフトで送信する場合は不要

入金処理と同時にメール送信ができます。
「入金確認メール(自動送信)を送信する」にチェックして[注文を入金済みにする]ボタンを押下します。
設定>メール>メール設定一覧>ご入金確認メール設定構築>メール設定>メール設定一覧>ご入金確認メール設定 で設定したメールを送信できます。

一括送信は入金処理と同時にしか行えません

「メールを個別に変更して送信したい」「入金処理とは別途のタイミングで送信したい」場合は、各「受注詳細」画面より手動送信で送信します。

入金確認メールを送信できない決済は、チェックしても送信されません。

受注ごとに処理する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理(通常処理中/未入金)タブに表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

「入金状況」にて入金日を入力の上、[更新する]ボタンを押下します。


処理後の画面

処理が完了すると、上段に入金日が表示されます。

クレジットカード・Amazon Payなど(自動連携利用)の場合の補足事項

自動連携をしている場合、各決済システム(F-REGI・SBPS・Amazonなど)のステータスが連携表示されます。
オーソリが取れているか、請求処理が成功しているか、などが確認できます。

<ステータス表示について>

それぞれ以下のリンクにてご確認ください。
クレジットカード(F-REGI/SBPS)・Amazon PayPayPay
※楽天ペイ(オンライン決済)・d払い・キャリア決済は表示されません。

<手順に関する補足>

  1. 入金処理前にステータスを確認します。
    入金処理が行えるのは、ステータスが「承認済」/「与信済」の場合のみです。
  2. 入金処理を行うと、「ステータス」の表示が切替ります。処理が成功しているかをご確認ください。

<その他注意事項>

PayPayの入金処理後は、該当受注の一部の処理が行えなくなります(受注ロックについて)。
一括処理を行う際には、十分ご注意ください。(一括入金処理の注意点

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

ステータスを処理済みにする(任意)

一括処理する場合

処理すべき受注を検索します。
futureshop管理画面でステータス管理をどこまで行っているか、処理する決済種別などにより、適宜検索条件を設定してください。

チェックした受注を一括で「ステータス:処理済み」に変更できます。
[注文を処理済みにする]ボタンを押下します。

ステータスが変更されると、運用>受注管理>受注一覧(処理済み)に該当受注が表示されます。

受注ごとに処理する場合

運用>受注管理>受注一覧・管理に表示されている該当受注の「受注コード」を押下し、「受注詳細」画面に遷移します。

「ステータス」の選択肢から「処理済みにする」を選択し、[更新]ボタンを押下します。


処理後の画面

「ステータス」が処理済みとなります。

以上で受注処理が全て完了となります。

各決済サービス管理画面での入金処理

各決済システム上(F-REGI管理画面・SBPS管理画面・Amazonセラーセントラル・RCMSなど)にて、入金処理(売上処理)を行ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

受注管理ソフトでの操作

[受注管理ソフト]サンクスメールを送る

お使いの受注管理ソフトの仕様に従ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

[受注管理ソフト]入金確認メールを送る

お使いの受注管理ソフトの仕様に従ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

[受注管理ソフト]商品を発送する

お使いの受注管理ソフトの仕様に従い、発送してください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

[受注管理ソフト]発送通知メールを送る

お使いの受注管理ソフトの仕様に従ってください。

決済方法を押下すると、次の手順へとびます。

ポイントの有効処理をする

ポイント機能オプション利用で、ポイント設定を行っている店舗様は必須です。

付与ポイントをどのタイミングで有効(利用可能)にするかについては、設定>ポイント>ポイント基本設定にて設定します。

<futureshop管理画面から手動で有効化が必要な設定>

  • 「管理者が、管理画面から有効」

<自動有効化には、futureshop管理画面での処理が必要な設定>

以下を選択している場合は、futureshop管理画面から処理を行うことで自動的に有効となります。

その他の項目を選択している場合は、設定に従い自動的に有効となります。

予約受注の場合は処理が異なりますので、予約受注後にすべきこと-ポイント処理をおこなう(ポイント機能利用店舗のみ)をご覧ください。

店舗受取オプションご利用の場合は、設定項目が異なります。店舗受取受注後にすべきこと-ポイントの有効処理をするをご覧ください。

付与ポイントをどのタイミングで有効(利用可能)にするかについては、運用>ポイント管理>ポイント基本設定にて設定します。

管理画面から手動で有効化が必要な設定>

  • 「管理者が、管理画面から有効」

<futureshop管理画面での操作が必要な設定>

以下を選択している場合は、futureshop管理画面からの[E]発送処理を行う/[G]ステータスを処理済みにするを行ってください。

  • 「選択された処理の実行時に有効」-通常配送ポイント有効処理設定「発送済み時に有効」
  • 「選択された処理の実行時に有効」-通常配送ポイント有効処理設定「処理済み時に有効」

その他の項目を選択している場合は、設定に従い自動的に有効となります。

予約受注の場合は処理が異なりますので、予約受注後にすべきこと-ポイント処理をおこなう(ポイント機能利用店舗のみ)をご覧ください。

管理画面から手動で有効化をする場合の手順

[方法1]操作画面:運用>ポイント管理>有効化処理

該当受注にチェックを入れ、[一括有効]を押下します。

「ポイントステータス-有効」にて再検索し、該当受注が表示されていれば完了です。
「ポイント処理」欄に「有効取消」が表示されます。

「ポイントステータス-有効待ち」一覧にて有効化処理を行うと、処理完了後、該当受注は「有効化待ち」一覧から消えます。


処理後の画面:ポイントステータス「有効」の一覧

[方法2]操作画面:運用>ポイント管理>有効化処理

「ポイント処理」欄のを押下します。

「ポイントステータス-有効」にて再検索し、該当受注が表示されていれば完了です。
「ポイント処理」欄に「有効取消」が表示されます。

「ポイントステータス-有効待ち」一覧にて有効化処理を行うと、処理完了後、該当受注は「有効化待ち」一覧から消えます。


処理後の画面:ポイントステータス「有効」の一覧

「付与ポイント」欄の「ポイントステータスの変更」にて「有効にする」を選択し[更新]ボタンを押下します。


選択肢に「有効取消」が表示されていれば、有効化完了です。

処理後の選択肢